Понятия сметы, бюджета и финансового плана  18.07.2015 20:46

Смета – расчет затрат на мероприятие, процесс.

При этом следует иметь в виду, что когда мы говорим о смете доходов и расходов, то это просто иное представление документа. Доходы, как правило, в такой смете показаны по направлениям расходования средств. (См. Таблицу)

Бюджет– таблица доходов и расходов на определенный период, например, год. Доходная часть бюджета показывает возможные источники финансовой поддержки, имеющиеся в наличии у организации в указанный период.

Расходная часть бюджета группирует затраты в легко определяемые категории – статьи расхода.

Разница между доходами и доходами показывает экономию или дефицит бюджета. (См. Таблицу)

Финансовый план овеществляет в себе решения и политику организации в отношении вида, уровня и приоритетов программных мероприятий, необходимых для решения задач и достижения целей данной организации. В нем находят свое выражение решения, касающиеся распределения как всегда ограниченных ресурсов. Бюджет как таблица является обязательным элементом финансового плана. Но кроме бюджета финансовый план состоит из следующих разделов:

¨    Обзорный раздел (резюме)

¨    Описание организации

¨    Описание отрасли

¨    Описание деятельности (услуг)

¨    Описание клиентской группы

¨    Описание механизмов предоставления услуг

¨    Календарный план

¨    Финансы (источники доходов и направление расходов).

Такое деление удобно, когда важно делать различие между документами, о которых идет речь, если в текущей работе используются все три вида. Однако, если из контекста ясно, о каком документе идет речь, или детально описано и объяснено, что он собой представляет, то все эти понятия являются синонимами (т.е. близкими по значению выражениями).

Когда мы говорим о смете проекта, то вполне можно употребить слово «бюджет», если в прилагаемом описании указаны правила составления данного документа. Такая же ситуация в работе бухгалтерии. Как правило, бухгалтер использует таблицы доходов и расходов. При этом, если употребляется понятие «смета расходов и доходов организации на год», то оно эквивалентно выражению «годовой бюджет организации». Годовой финансовый план для бухгалтера – это таблица доходов и расходов (т.е. бюджет), так как остальная часть финансового плана, необходимая финансово-управлен­ческому персоналу, в работе бухгалтерии несущественна.

Для финансового управления разделение значений этих понятий существенно, поэтому мы будем исходить за того, что:

СМЕТА показывает направление расходования средств.

БЮДЖЕТ состоит из доходной и расходной части, которая при сравнении дает результирующий показатель – дефицит или экономию.

ФИНАНСОВЫЙ ПЛАН – полноценный документ, помимо собственно бюджета, включающий календарный план, описание финансовой ситуации организации, цели финансовой стратегии, способы привлечения средств, методы анализа и т.д.

Для бухгалтера НКО необходимо знать следующее:

1. Бюджет утверждается высшим органом управления. Определение финансовых приоритетов  является исключительной компетенцией высшего органа управления и не может быть передано другим органам (например, исполнительным- директору или Правлению).
2. Бюджет служит для обоснования целевого расходования средств и поэтому, утверждается вначале каждого финансового года.

Бюджет –это и план, и способ организации контроля, в бюджете приводятся доходы и расходы, и на его основе организуется контроль расходования средств в соответствии с утвержденным планом, а также осуществляется анализ финансового состояния организации на текущий момент.

Помимо вышеперечисленных моментов необходимых для бухгалтера, бюджет выполняет еще ряд функций.

Основными функциями бюджета как  плана развития будут:

1. Планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации.
2. Координация различных видов деятельности и отдельных подразделений. Согласование интересов отдельных работников и групп в целом по организации.
3. Стимулирование руководителей всех рангов в достижении целей своих центров ответственности
4. Контроль текущей деятельности, обеспечение финансового планирования.
5. Основа для оценки деятельности.
6. Средство обучения менеджеров.

Составление годового бюджета - сложный и ресурсозатратный процесс, который должен быть тщательно спланирован. При его составлении учитывается множество параметров, а кроме того, общие цели развития предприятия и внешняя экономическая среда его обитания.

Основные этапы разработки финансового плана охватывают:

1. Ознакомление с результатами стратегического планирования. Уяснение общей стратегии и выбранных приоритетных направлений деятельности на конкретный период.  Из этого следует, что финансовое планирование не может вестись независимо, оно является стадией стратегического планирования. Финансовый менеджер должен знать о планируемой программной деятельности. В рамках отдельной НКО этот вопрос может решаться разными способами. В первом случае, финансовый менеджер, ответственный за подготовку годового финансового плана, принимает участие в стратегическом планировании и еще на начальном этапе может влиять на процесс принятия решений. Во втором случае, программный директор или руководители отдельных направлений участвуют в процессе финансового планирования и обсуждают с финансовыми специалистами возможности финансового воплощения принятой стратегии организации.
2. Формулирование предположений и гипотез о состоянии экономики, тенденциях развития некоммерческого сектора в целом и данной некоммерческой организации в частности.
3. Расчет ожидаемых источников финансирования.
4. Оценку программных и административных расходов
5. Оценку денежных потоков
6. Прогнозирование дефицита или экономии бюджета.

Работа по подготовке годового бюджета должна вестись как программным так и финансовым персоналом в тесном взаимодействии.

Кем и в какие сроки эта работа осуществляется каждая организация вправе определить самостоятельно.

Важно помнить, что к заседанию  высшего органа управления НКО финансовый план уже должен быть подготовлен и представлен на рассмотрение членов высшего органа управления. Поэтому процедура подготовки документа должен начинаться задолго до этого срока.

Если срок утверждения годового бюджета определить на конец декабря, то процедуру планирования и разработки документа необходимо начать не позднее октября-ноября текущего года.

Мы уже не раз говорили, о том, что процедуру бюджетного процесса каждая организация вправе определить самостоятельно, о том, что ряд проблем и конфликтных ситуаций, возникающих при составлении бюджета может быть решена путем создания механизма составления финансового плана. Этот механизм целесообразно разработать, обсудить и представить в виде процедур, чтобы использовать в дальнейшем в работе организации, внося в него необходимые изменения, если потребуется, а не разрабатывать механизм каждый раз заново.

Попробуем определить круг вопросов, которые должны быть отражены в данных процедурах.

• Компетенция органов управления и исполнительных органов

Например, составление и    исполнение    бюджетов   являются   функциями администрации (правления, исполнительной дирекции),   а   рассмотрение,  утверждение и контроль исполнения бюджетов являются функциями высшего органа управления НКО.

• Сроки  разработки  бюджета

Например, решение о начале  работы  над составлением   проекта  бюджета принимает руководитель высшего исполнительного органа НКО, не позднее, чем за 3 месяца до начала соответствующего финансового года.

• Порядок разработки бюджета

Руководитель высшего исполнительного органа НКО организует  поэтапную  работу  по    составлению проекта бюджета.

Основные этапы были рассмотрены нами выше, руководитель определяет ответственных и сроки выполнения каждого из этапов.

• Срок рассмотрения проекта финансового плана

Рассмотрение проекта    финансового плана начинается не позднее, чем за месяц до начала финансового года (или до заседания высшего органа управления)

• Процедура предварительного рассмотрения

Материалы финансового плана высылаются членам высшего органа управления на рассмотрение, в течение 15 дней каждый из членов высшего органа управления может прислать свои замечания и изменения в письменном виде. Изменения включаются в проект и решение о внесении или невнесении изменений принимается на заседании высшего органа управления НКО путем голосования.

И так далее. Каждая организация может включать те или иные вопросы и этапы разработки финансового плана в бюджет, в зависимости от структуры организации, сложностей коммуникации между участниками, вовлеченными в процесс бюджетирования и т.д.

Дальнейшее уточнение годового бюджета может производиться разными способами.

Бюджет может уточняться по направлениям деятельности:

-бюджет основной уставной деятельности НКО

-бюджет по предпринимательской деятельности

-бюджет по каждому проекту

                        -смета конкретного мероприятия в рамках проекта

и т.д.

Бюджет может детализироваться по временному признаку:

Годовой

            Квартальный

                        Месячный

При формировании перечня статей, включаемых в бюджеты  некоммерческая организация должна помнить о том, что даже для самой сложной и многоступенчатой структуры 15 статей затрат больше, чем достаточно. При выборе  метода группировки и классификации  важно не применять все возможные, а найти наиболее оптимальный для целей управления вариант. Т.е. выбрать группу статей, при применении которой для учета затрат организации проще всего осуществлять оперативное управление, изменять структуру расходов, принимать управленческие решения, составлять отчеты.

Выбрать этот перечень важно, чтобы не загромождать данные учета. Так как учет является информационной базой для управления.

В этой связи, хотелось бы еще раз напомнить, что требование раздельного учета по каждому из источников целевых средств вовсе не требует введения отдельной статьи в общий бюджет для целей управления.

НКО нужно выбрать группу статей и все бюджеты разных проектов формировать в соответствии с этой группировкой. С таким бюджетом достигнуть целей финансового управления гораздо проще.

Вот, например, как может выглядеть смета организации в целом, с разбивкой по разным проектам.

А вот как может выглядеть тот же самый бюджет, если группа расходов не определена в целом по организации, а составляется отдельный бюджет по разным проектам.

Структура распределения расходов организации, как правило, включает:

- общее управление и расходы на административные нужды;

- увеличение основных фондов организации;

- другие прямые функции, включая программы и проекты, выполняемые в рамках соглашений  по целевым средствам.

Комментарии

Комментариев пока нет